Reglamento del Canal de Denuncias de adidas España
INDICE
1. Ámbito subjetivo
1.1 Sociedades cubiertas por el Canal
1.2 ¿Quién puede denunciar?
1.3 ¿Quién puede ser denunciado a través del Canal de Denuncias?
2. Ámbito objetivo
2.1 ¿Qué conductas pueden denunciarse a través del Canal?
2.2 ¿Qué conductas NO están cubiertas por este Canal de Denuncias?
3. Procedimiento para presentar una denuncia
3.1 ¿Cómo se puede presentar una denuncia?
3.2 ¿Qué requisitos debe cumplir la denuncia?
4. Protección del denunciante
4.1 Anonimato y Confidencialidad del denunciante
4.2 Prohibición de represalias
4.3 Condiciones para la protección
5. Funcionamiento del canal y gestión de las denuncias (incluidos los plazos)
6. Conflictos de interés.
7. Protección de datos de carácter personal
1. Ámbito subjetivo
1.1 Sociedades cubiertas por el Canal
Este Canal de Denuncias pertenece y se pone a disposición de las diferentes sociedades mercantiles que integran el Grupo adidas (en adelante, el “Grupo adidas”). Como sociedad matriz del Grupo, se hace constar que la entidad legalmente responsable del Canal es la sociedad mercantil adidas AG.
Si bien, este Reglamento afecta al Canal de denuncias de la mercantil adidas España, S.A.U. con sede en Zaragoza, Avenida María Zambrano nº 31, edificio WTC, Torre Este, 6ª Planta, C.P. 50.018.
1.2 ¿Quién puede denunciar?
A) Podrán formular denuncias a través de este Canal de Denuncias las siguientes personas:
Cualquier persona física, ya sea:
ü Empleado, por sí mismo o representado
ü Personal puesto a disposición por ETT
ü Personal en formación y Future Talents
ü Voluntarios
ü Compañeros del denunciante y familiares
ü Candidatos que estén en un proceso de selección
ü Antiguos empleados
ü Miembros de los órganos de Administración o Dirección
ü Socios y Accionistas de las sociedades del Grupo adidas
Todos ellos, en adelante, el “Personal”. En todo caso, se recuerda que los empleados, personal de ETT, Future Talents y voluntarios tienen obligación legal de denunciar en caso de que detecten una irregularidad.
B) También podrán formular denuncias y consultas:
ü Colaboradores externos autónomos
ü Cualquier persona que trabaje para (o bajo la supervisión o dirección) un proveedor, contratista o subcontratista de Grupo adidas.
ü Cualquier empresa -como persona jurídica- que colabore o preste sus servicios para Grupo adidas.
Todos ellos, en adelante, “Terceros”.
1.3 ¿Quién puede ser denunciado a través del Canal de Denuncias?
Puede ser denunciado todo el Personal de Grupo adidas y sus Terceros (1.2).
2. Ámbito objetivo
2.1 ¿Qué conductas pueden denunciarse a través del Canal de Denuncias?
A través de este Canal podrá denunciarse cualquier conducta susceptible de constituir un incumplimiento de la legislación vigente, de la normativa interna de Grupo adidas y de nuestro Código de Conducta Fair Play.
De esta forma, podrá denunciarse a través de este Canal de Denuncias las irregularidades e incumplimientos de los siguientes ámbitos y materias:
a) Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
1.º Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019 y en concreto aquellas que afecten a los siguientes ámbitos:
i) contratación pública,
ii) servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo,
iii) seguridad de los productos y conformidad,
iv) seguridad del transporte,
v) protección del medio ambiente,
vi) protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear,
vii) seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales,
viii) salud pública,
ix) protección de los consumidores,
x) protección de la privacidad
2.º Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
3.º Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
2.2 ¿Qué conductas NO están cubiertas por este Canal de Denuncias?
Cualquier problema relacionado con nuestros productos de consumo y su servicio posventa serán atendidos por el servicio de Atención al Cliente a través de nuestra línea de ayuda: https://www.adidas.de/en/help
3. Procedimiento para presentar una denuncia
3.1 ¿Cómo se puede presentar una denuncia?
Puedes denunciar cualquier sospecha de conducta indebida a través de uno de los siguientes canales:
· A través del formulario online de Fair Play: https://www.safecall.co.uk/file-a-report/
· A través de la línea telefónica directa de Fair Play: 00 800 7233 2255
· Por correo postal: adidas España, S.A.U. att.- Compliance (incluyendo en el sobre la mención “Confidencial”)., Avenida María Zambrano nº 31, edificio WTC, Torre Este, 6ª Planta, C.P. 50.018, Zaragoza
· De forma verbal o por escrito contactando con:
o Responsable local de Compliance (LCO): Carmen Espinosa
o Departamento de Compliance Global
o Equipo de Recursos Humanos
o Superior inmediato (Line Manager)
o Responsable de RR. HH.: Camino Cubría
o Comité de empresa
3.2 ¿Qué requisitos debe cumplir la denuncia?
La presentación de una denuncia deberá cumplir los siguientes requisitos:
a) Presentarse a través de una de las opciones previstas en el apartado 3.1.
b) Si la denuncia se ha presentado por escrito (por e-mail o correo postal), deberá presentarse conforme al contenido del formulario que se adjunta en el formulario online de Fair Play
c) Adjuntar toda la información y medios de prueba de que disponga el denunciante.
d) Ser realizada de buena fe y tratar sobre hechos ciertos
e) Tratar sobre hechos incluidos dentro del ámbito objetivo del Canal (2.1.)
4. Protección del denunciante
4.1 Anonimato y Confidencialidad del denunciante
adidas protege a todas las personas que denuncian una irregularidad de buena fe.
Puedes denunciar una posible conducta indebida de forma totalmente anónima si así lo deseas, eligiendo esta opción a través del Canal de Denuncia Fair Play.
Sí el denunciante decidiera identificarse, adidas le garantiza la máxima confidencialidad y protección. De este modo, salvo aquellas excepciones previstas legalmente, la identidad del denunciado no se facilitará a ningún tercero. Así, la identidad del denunciante sólo se podrá facilitar a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente (en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora). Además, las personas de la organización del Grupo adidas que, por sus funciones, puedan tener acceso y conocer las denuncias que se presenten y la identidad del denunciante, están obligadas a guardar la debida confidencialidad y secreto profesional, tanto sobre la identidad del denunciante como sobre su contenido. Por su parte, y salvo los casos legalmente establecidos, no se le facilitará al denunciado la identidad del denunciante. Por ello, el ejercicio por el denunciado de su derecho de acceso en materia de Protección de Datos no supondrá el acceso a la identidad del denunciante.
En todo caso, en el supuesto de presentarse la denuncia de forma anónima, se tomarán especiales cautelas para preservar la presunción de inocencia y privacidad del denunciado.
4.2 Prohibición de represalias
El Grupo adidas prohíbe estrictamente cualquier represalia. Todos los empleados deben abstenerse de tomar represalias y espera que todos los empleados contribuyan a proteger a la empresa, y que informar sobre infracciones nunca dará lugar a represalias.
Es importante destacar que el Grupo adidas protege frente a represalias a cualquier empleado que comunique una sospecha razonable de una infracción, aunque posteriormente se demuestre que la sospecha era infundada. Tomar represalias contra alguien por comunicar, o por tener previsto comunicar, una posible infracción —incluyendo mediante amenazas o presión— está estrictamente prohibido y puede dar lugar a medidas disciplinarias.
El Grupo adidas aplicará medidas razonables para proteger frente a represalias a cualquier persona que haya comunicado, de buena fe y sin incumplir requisitos aplicables, un Incidente de Compliance o Denuncia tanto si es sospechosa o real, u otra preocupación. Esto se aplica con independencia de que el Incidente de Compliance o Denuncia comunicado resulte ser válido o no.
El departamento de Compliance —en coordinación con las áreas de negocio implicadas u otras funciones corporativas, según corresponda— decidirá las medidas razonables caso por caso. Estas medidas podrán incluir, entre otras, la confidencialidad bajo el principio de necesidad de conocimiento, el uso de salas externas para reuniones o de medios de comunicación seguros, la reubicación física o la protección, la implicación de autoridades públicas y la colaboración con Recursos Humanos para evitar medidas disciplinarias u otras consecuencias laborales adversas.
4.3 Condiciones para la protección
A los denunciantes se les aplicará el régimen de protección previsto en este Reglamento siempre que la denuncia se haya presentado conforme al procedimiento establecido en este Reglamente y la misma entre dentro del ámbito objetivo del Canal.
5. Funcionamiento del canal y gestión de las denuncias (incluidos los plazos)
Por “Incidentes de Compliance” o “Denuncia” se entiende cualquier incumplimiento potencial o real de las leyes, reglamentos, normas o políticas internas aplicables, incluidos, entre otros (sin limitación), los relativos a soborno y corrupción, antimonopolio/competencia, fraude/robo, manipulación de información o pagos fraudulentos, conflictos de interés, regalos y entretenimiento, prohibición de represalias, uso de información privilegiada, blanqueo de capitales, sanciones/controles de exportación, infracciones sistemáticas de políticas (incluidas las normas de calidad/seguridad o estándares laborales) y cualquier otra infracción legal o de políticas de carácter grave.
Tras la recepción de un Incidente o Denuncia, el receptor deberá evaluar sin demora si el reporte contiene el nivel de detalle suficiente para permitir una valoración preliminar y determinar si constituye un Incidente de Compliance. Si es válido y está dentro del ámbito, el incidente se registrará en la herramienta de reportes Fair Play (las denuncias recibidas a través de la línea telefónica Fair Play se registran automáticamente). Cuando resulte aplicable conforme a la Directiva (UE) 2019/1937 (Directiva sobre protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión), se enviará acuse de recibo y/o comunicación al informante en un plazo de 7 días desde la recepción. Los asuntos que tengan la consideración de casos de relación laboral podrán ser transferidos a la función de Recursos Humanos.
Una vez registrado, se notificará a Compliance, que determinará el nivel de investigación teniendo en cuenta, entre otros factores, la gravedad del incidente (incumplimiento de política vs. de ley), la seniority de las personas implicadas y la posible pérdida financiera y el impacto reputacional. Por lo general, las investigaciones se asignan de la siguiente manera: Nivel 1 (máxima relevancia) – Chief Compliance Officer/Head of Compliance; Nivel 2 (importante) – Regional Compliance Managers; Nivel 3 (local) – Local Compliance Officers; Nivel 4 (baja relevancia) – funciones de negocio pertinentes.
Las investigaciones deberán seguir un proceso justo, transparente y eficiente, que comprende: Recepción (recopilar/evaluar la información; conservar los registros conforme a los requisitos legales y de conservación; cerrar como no accionable si no es verosímil o si la información es insuficiente y no es razonablemente posible acceder a información adicional), Planificación (definir el plan de investigación y los recursos necesarios), Investigación (recopilar, analizar y preservar la evidencia; mantener la cadena de custodia; realizar entrevistas cuando sea necesario; la evidencia puede incluir declaraciones de testigos, referencias de oídas cuando proceda, documentos, registros electrónicos como correos/registros de actividad, y elementos físicos), Informe (preparar un informe basado en hechos, imparcial, conciso, completo y organizado de forma lógica, vinculando los hallazgos con las políticas aplicables; respetar la privacidad/confidencialidad y, cuando sea posible, anonimizar u ocultar datos personales), y Cierre y remediación (cargar el informe en la herramienta de reportes Fair Play y presentar la solicitud de cierre; Compliance podrá recomendar medidas disciplinarias y/o correctivas, así como mejoras de proceso; deberán documentarse los plazos de cierre y la comunicación al informante; los casos de Nivel 4 serán cerrados por la función investigadora informando a Compliance). Cuando resulte aplicable conforme a la Directiva (UE) 2019/1937, se proporcionará al informante feedback sobre las medidas adoptadas en un plazo de 3 meses desde la recepción.
Durante una investigación activa, el departamento de Compliance podrá recomendar la suspensión temporal de un empleado o de la relación con un tercero cuando existan motivos razonables que indiquen un riesgo para las personas o para el negocio, probabilidad de nuevas infracciones, imposibilidad de desempeñar funciones/esenciales u obligaciones, o riesgo de manipulación de pruebas o de testigos; las suspensiones de empleados deberán ser implementadas por Recursos Humanos conforme a la legislación laboral local, y las decisiones de suspensión de terceros corresponderán a la función de negocio pertinente.
6. Conflictos de interés.
A los efectos del presente Canal de Denuncias, un conflicto de interés se produce cuando los intereses externos de un empleado —financieros, personales o de cualquier otra naturaleza— interfieren con sus responsabilidades profesionales en adidas.
Los conflictos de interés pueden comprometer el criterio, la objetividad o la lealtad de un empleado.
La mayoría de los conflictos de interés pueden gestionarse con transparencia y medidas sencillas. Pero eso solo es posible cuando el conflicto se comunica y se trata con tu mánager, RR. HH. y el equipo de Compliance.
La percepción de un conflicto de interés, incluso cuando no exista, también puede generar problemas.
Tener un conflicto de interés no es una señal de conducta indebida; pero ocultarlo sí puede serlo.
Ejemplos de conflicto de interés:
· Poseer una participación significativa en un proveedor o en un competidor.
· Contratar o supervisar a un familiar cercano.
· Gestionar un negocio paralelo que compita con adidas.
Por qué es importante:
Los conflictos de interés pueden dañar la confianza, perjudicar nuestra reputación y dar lugar a incumplimientos legales o éticos. El equipo de Compliance de adidas trabaja con los empleados y con RR. HH. para abordar los conflictos y mitigar posibles impactos.
Qué debes hacer:
· Declara cualquier posible conflicto utilizando el formulario disponible en el sharepoint de Fair Play: https://adidasgroup.sharepoint.com/sites/fairplay/SitePages/COI.aspx.
· Evita situaciones en las que tus intereses personales puedan influir en tu trabajo.
· Pide orientación si no estás seguro de si una situación puede constituir un conflicto.
Tipos de conflicto:
· Relación personal: Vínculos personales o familiares estrechos con empleados de adidas, proveedores o socios.
· Trabajo/empleo externo: Empleos o iniciativas externas que puedan competir con adidas o interferir con tu trabajo en adidas.
· Participación en consejos/órganos externos: Formar parte de consejos u órganos externos que puedan entrar en conflicto con los intereses de adidas.
· Otros: Cualquier situación en la que un interés externo pueda parecer que interfiere con tu criterio empresarial o con tu función en adidas.
· Sin COI (sin conflicto de interés): No existe ningún conflicto real ni percibido. Utiliza este tipo si no hay ninguna situación que desees declarar. Si existe cualquier situación que pudiera percibirse como un posible conflicto de interés —aunque creas que no lo es—, selecciona el tipo de conflicto correspondiente.
Proceso de declaración de conflicto de interés:
· El empleado identifica un conflicto de interés real, percibido o potencial.
· El empleado completa y envía el formulario de conflicto de interés.
· Los mánagers directos del empleado y los HR Business Partners revisarán y acusarán recibo de los envíos.
· El equipo de Compliance evaluará el posible conflicto y recomendará las medidas de mitigación necesarias.
7. Protección de datos de carácter personal
A la hora de diseñar y revisar este Canal, Grupo adidas da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, “Reglamento General de Protección de Datos”) y a su normativa de desarrollo.
Los datos personales que se faciliten a través de este Canal de Denuncias serán tratados por Grupo adidas como entidad legalmente responsable, en cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la Ley de Protección a los Informantes y para tratar de evitar la comisión de posibles actividades delictivas. Salvo que sea legalmente obligatorio, dichos datos no se facilitarán a ningún tercero.
Las personas implicadas pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento u oposición, en los términos legalmente establecidos, mediante escrito a adidas España, S.A.U. Avenida María Zambrano, núm. 31, Edificio World Trade Center, Torre Este, 4ª planta, 50018 Zaragoza. Los datos de contacto del delegado de protección de datos de adidas España, S.A.U. son: DataProtection@adidas.com